PRIVACY POLICY — ZONNEWENDE FESTIVAL

Welcome to the Zonnewende Privacy Hub!

Your privacy is important to us. In this policy, we’ll break down how we handle your personal data in a clear and straightforward way. Whether you’re buying a ticket, visiting our website, or dancing under the stars at Zonnewende, your data is safe with us. Let’s dive in!

1. Who are we?

We are SOUL BV, the masterminds behind Zonnewende Festival. Our mission is to create unforgettable moments while keeping your data protected and your trust intact.

Here’s how you can reach us:

• Address: Mechelsesteenweg 82/12, 2018 Antwerp, Belgium
• Email: info@zonnewende.club
• Website: https://zonnewende.club

2. What data do we collect?

We collect different types of data depending on how you interact with us. Here’s the scoop:

• When you buy a ticket: Your name, email, billing info, ticket details, and your age (to comply with legal age restrictions).
• When you visit our website: Technical info like your IP address, browser type, and site interactions. Cookies help us improve your experience (check out our Cookie Policy).
• At the festival: Photos and videos that may feature you having the time of your life, and ticket-linked data to keep things secure.
• When you’re a supplier: Contact info like name, email, and phone number.
• When you opt into our marketing: Your email and any preferences you’ve shared.

3. Why do we need your data?

We use your data to make Zonnewende better for everyone. Here’s how:

• To get you to the festival: Processing your ticket and ensuring a smooth entry.
• To keep things safe: Fraud prevention, identity checks, and ensuring security at the event.
• To send you cool updates: With your permission, we’ll send you event news, exclusive offers, and early bird alerts.
• To capture the vibes: Photos and videos may be used to promote future festivals.
• To improve your experience: From analyzing website interactions to collecting feedback, we’re always working to level up.

4. How long do we keep your data?

Not too long—just long enough to fulfill its purpose:

• Ticket info: Up to 2 years post-event.
• Marketing data: Until you say, “No thanks” and unsubscribe.
• Photos and videos: Kept indefinitely unless you request removal.

5. Who do we share your data with?

Your data is shared only when absolutely necessary. Here’s who we might share it with:

• Trusted service providers: Like ticket platforms, payment processors, and IT support.
• Event partners: For example, sponsors using event footage.
• Authorities: When required by law or for safety reasons.

Every partner we work with must comply with strict data protection agreements—your trust is non-negotiable.

6. How do we protect your data?

We’re all about keeping your data safe:

• Encrypted connections for online transactions (SSL).
• Limited access to personal data.
• Regular security audits and updates.

7. Your rights

You’re in control of your data. Here’s what you can do:

• Access it: Want to know what we have on file? Just ask.
• Correct it: Found a typo? Let us know, and we’ll fix it.
• Delete it: Don’t want us to keep your data? We’ll erase it unless legally required to keep it.
• Object to it: Not comfortable with how we’re using your data? Tell us, and we’ll sort it out.
• Transfer it: Need your data sent elsewhere? We’ve got you covered.

Simply email us at info@zonnewende.club to make a request. We’ll respond ASAP (within 30 days, max).

8. Updates to this policy

We might tweak this policy from time to time. If we do, we’ll let you know. Check back here for the latest version.

9. Complaints

We’re here to help if you have concerns about your data. You can also contact the Belgian Data Protection Authority if needed:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussels
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

Thanks for trusting us with your data. See you at Zonnewende!

NL Version:

PRIVACYBELEID — ZONNEWENDE FESTIVAL

Welkom bij de Privacy Hub van Zonnewende!

Jouw privacy is belangrijk voor ons. In dit beleid leggen we op een heldere en toegankelijke manier uit hoe we jouw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen. Of je nu een ticket koopt, onze website bezoekt of helemaal losgaat op Zonnewende, jouw data is veilig bij ons. Laten we erin duiken!

1. Wie zijn wij?

Wij zijn SOUL BV, de drijvende kracht achter Zonnewende Festival. Ons doel? Onvergetelijke momenten creëren, terwijl we jouw gegevens veilig houden en jouw vertrouwen verdienen.

Hier kun je ons bereiken:

• Adres: Mechelsesteenweg 82/12, 2018 Antwerpen, België
• E-mail: info@zonnewende.club
• Website: https://zonnewende.club

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verzamelen we verschillende soorten gegevens. Dit is wat we verzamelen:

• Bij het kopen van tickets: Naam, e-mailadres, factuurinformatie, ticketgegevens en je leeftijd (om te voldoen aan wettelijke leeftijdsbeperkingen).
• Bij een bezoek aan onze website: Technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype en interacties op de site. Cookies helpen ons om jouw ervaring te verbeteren (zie ons Cookiebeleid).
• Tijdens het festival: Foto’s en video’s waarin je mogelijk zichtbaar bent, en ticketgegevens om alles veilig te houden.
• Als je leverancier bent: Contactgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Bij marketingacties: E-mailadres en voorkeuren die je met ons hebt gedeeld.

3. Waarom verwerken we jouw gegevens?

We gebruiken jouw gegevens om Zonnewende voor iedereen beter te maken. Dit is hoe we dat doen:

• Om jou naar het festival te brengen: Het verwerken van je ticket en zorgen voor een soepele toegang.
• Om de veiligheid te waarborgen: Fraude voorkomen, identiteitscontroles uitvoeren en de veiligheid tijdens het evenement garanderen.
• Om je updates te sturen: Met jouw toestemming sturen we je nieuws over het festival, exclusieve aanbiedingen en early bird-tickets.
• Om de sfeer vast te leggen: Foto’s en video’s kunnen worden gebruikt om toekomstige edities te promoten.
• Om jouw ervaring te verbeteren: Van website-analyse tot feedback, we blijven ons verbeteren.

4. Hoelang bewaren we jouw gegevens?

Niet langer dan nodig. Hier zijn de richtlijnen:

• Ticketgegevens: Tot 2 jaar na het evenement.
• Marketinggegevens: Totdat je je afmeldt.
• Foto’s en video’s: Onbeperkt, tenzij je vraagt om verwijdering.

5. Met wie delen we jouw gegevens?

We delen jouw gegevens alleen als dat noodzakelijk is. Dit zijn de partijen met wie we samenwerken:

• Betrouwbare dienstverleners: Denk aan ticketplatforms, betalingsverwerkers en IT-support.
• Evenementpartners: Bijvoorbeeld sponsors die evenementbeelden gebruiken.
• Overheidsinstanties: Wanneer dit wettelijk vereist is of voor veiligheidsredenen.

Elke partner voldoet aan strikte databeveiligingsvoorwaarden—jouw vertrouwen is onze prioriteit.

6. Hoe beschermen we jouw gegevens?

We nemen beveiliging serieus. Dit is hoe we jouw gegevens beschermen:

• Versleutelde verbindingen (SSL) voor online transacties.
• Beperkte toegang tot persoonlijke gegevens.
• Regelmatige beveiligingscontroles en updates.

7. Jouw rechten

Jij hebt controle over jouw gegevens. Dit zijn jouw rechten:

• Recht op inzage: Vraag op welke gegevens we van jou hebben.
• Recht op correctie: Laat het ons weten als er iets niet klopt.
• Recht op verwijdering: Vraag ons om je gegevens te verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Recht van bezwaar: Laat ons weten als je niet akkoord bent met hoe we jouw gegevens gebruiken.
• Recht op overdraagbaarheid: Vraag om een kopie van je gegevens in een leesbaar formaat.

Stuur je verzoek naar info@zonnewende.club. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen.

8. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid af en toe bijwerken. Als we dat doen, laten we het je weten. Je vindt de nieuwste versie altijd op onze website.

9. Klachten

Heb je vragen of zorgen over hoe we met jouw gegevens omgaan? Neem gerust contact met ons op via info@zonnewende.club. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

Bedankt voor jouw vertrouwen. We zien je graag op Zonnewende!